Wie man Kommunikationsfähigkeiten bewertet

Wann immer das Thema öffentliche Kommunikationsfähigkeiten zur Sprache kommt, sind sich sowohl Experten als auch Anfänger darin einig, dass die Gettysburg-Address in der Geschichte hervorsticht, obwohl sie nur aus ein paar hundert Wörtern besteht und in weniger als fünf Minuten abgeschlossen ist.

Kommunikationsfähigkeiten gehörte nicht nur Eloquenz in der Sprache, sondern auch die Botschaft war prägnant, direkt und klar. Jeder „verstand“, wovon Redner:innen sprachen. Gute Kommunikationsfähigkeiten umfassen verschiedene Formen von Wortsträngen, Ton und Ausdrucksweise, um eine Situation schmackhafter zu machen. Es kann manchmal hilfreich sein, die ursprünglich negative Wahrnehmung einer bestimmten Begegnung in eine positivere umzuwandeln. Mit starken Kommunikationsfähigkeiten können Manager:innen und Führungskräfte die Schleusen öffnen, um andere, Wahrnehmungen, Gefühle, Überzeugungen und Einstellungen zu einer Situation zu beeinflussen.

Lesen Sie weiter, wie es einigen Unternehmen gelungen ist, ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz zu verbessern.

Die Studie der Radicati Group ergab, dass eine Person im Durchschnitt täglich 120 geschäftliche E-Mails erhält . Gute Kommunikation am Arbeitsplatz hilft, unnötige Probleme zu vermeiden und fördert eine bessere Produktivität. Um am Arbeitsplatz effektiv zu kommunizieren, müssen Führungskräfte leicht verständliche und kurze Wörter verwenden. Zu lange Satzstrukturen können dazu führen, dass Mitarbeiter:innen die Aufmerksamkeit verlieren und sich wiederholen müssen.

Ein berühmtes Beispiel für kurze, aber präzise Kommunikation ist die „Fragezeichen-E-Mail“ von Jeff Bezos. Indem man eine kurze, standardisierte Antwort sendet, weiß man genau, wie man seinen Standpunkt so schnell und prägnant wie möglich vermitteln kann.

Der Dominos-Pizza-Skandal ist ein Beispiel dafür, wie richtige Kommunikationsfähigkeiten die Auswirkungen von negativ zu positiv verändern können. Als Patrick Doyle, Präsident von Domino’s Pizza, eine klare Entschuldigung aufzeichnete und sie auf YouTube hochlud , dachten seine Führungskräfte, dass dies dem Image der Marke noch mehr schaden würde. Stattdessen öffnete das Entschuldigungsvideo die Schleusen und die positiven Kommentare der Leute stiegen sprunghaft an. Dieses Beispiel zeigt die Notwendigkeit, die Wahrheit professionell anzuerkennen.

Stagecoach entschied, dass eine gute interne Kommunikation für ihre riesige Mitarbeiterflotte entscheidend sein könnte. Also implementierten sie eine mobile Mitarbeiter-App für ihre Mitarbeiter:innen mit Kundenkontakt . Infolgedessen konnten sie jetzt Echtzeit-Feedback erhalten, was die Reaktionszeit verkürzte.

Dieses Beispiel zeigt, wie Unternehmen leicht zugängliche Kommunikationskanäle schaffen müssen, damit alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf alle benötigten Informationen haben. Dies ist umso wichtiger, wenn die Beschäftigten des Unternehmens remote arbeiten, damit die Abläufe gut koordiniert und reibungslos ablaufen können.

Elon Musk hat eine strenge Richtlinie festgelegt, um die Verwendung von Akronymen oder unsinnigen Wörtern für Objekte und Prozesse zu vermeiden. Indem Sie verwirrende Begriffe oder Akronyme entfernen, beseitigen Sie Verwirrung darüber, was dieses Akronym bedeuten könnte, oder verlängern die Konversation. Er stellte klar: „Wir wollen nicht, dass die Leute ein Glossar auswendig lernen müssen, nur um bei Tesla zu arbeiten.“ Unverfälschte Sprache vermeidet Verwirrung.

William McKnight, General Manager von 3M im Jahr 1914, erklärte: „Fehler werden gemacht. Aber wenn eine Person grundsätzlich Recht hat, sind die Fehler, die sie macht, auf lange Sicht nicht so schwerwiegend wie die Fehler, die das Management macht, wenn es sich verpflichtet, den Verantwortlichen genau zu sagen, wie sie ihre Arbeit zu tun haben.“ 

Die Führungskräfte von 3M glaubten, dass ihre Mitarbeiter:innen eine stressfreie Umgebung brauchen, um neue und frische Ideen zu entwickeln oder sogar ihre Probleme zu besprechen. Daher stellten sie sicher, dass ihre Beschäftigten bei der Kommunikation nicht auf viele Hindernisse stoßen. Mitarbeitende, die sich unwohl fühlten oder über ein unangenehmes Thema sprechen wollten, wurde im Rahmen des 3M Employee Assistance Plan (EAP) Anonymität zugesichert .

Angesichts des zunehmenden arbeitsbedingten Stresses müssen sich Führungskräfte darauf konzentrieren, die emotionale Kultur im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen ihre Zweifel, Ängste oder Ideen frei äußern können.

Thomson Reuters hat 2016 #dare2disrupt ins Leben gerufen , um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehrere Einstiegspunkte zu schaffen, um innovativ zu sein oder sich als Teil eines innovativen Unternehmens zu fühlen. Die Mitarbeiter:innen wurden ermutigt, zu jeder Innovation eine Geschichte zu schreiben. Reuters würde die Zielgruppen nach ihren Vorlieben, Skills und Bedürfnissen aufschlüsseln und dann ihre Mitarbeiter:innen bitten, eine Geschichte darüber zu erstellen, wie sie die Innovation nutzen würden.

Hershey’s hat eine klassische, einfache und intuitive Kommunikationsplattform geschaffen, um unterschiedliche Teams zusammenzuführen und die Produktivität der Mitarbeiter:innen zu steigern. Es ermöglichte den Wissensaustausch und Kommunikationskanäle, sodass die Mitarbeiter:innen von Hershey von jedem Gerät und überall auf der Welt auf alles zugreifen konnten, was sie für eine intelligentere Arbeit benötigten.

Die Beschäftigten von Hershey’s fühlten sich besser verbunden, und die Zusammenarbeit war zwischen allen Kanälen möglich, selbst wenn sich die Mitarbeiter:innen in verschiedenen Ländern befanden. Dieses Beispiel zeigt die Schritte, die Führungskräfte unternehmen können, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die remote arbeiten, dabei zu helfen, innovative Ideen zu entwickeln und gemeinsam über einen einzigen Intranet-Hub mehr zu erreichen.

Durch die Nutzung einer Plattform, die die Fernkommunikation vereinfacht, wird die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen gestärkt – sowohl innerhalb von Teams als auch abteilungsübergreifend und weltweit. Neben der Einrichtung der richtigen Plattformen müssen die Beschäftigten auch mit neuen Skills ausgerüstet werden, die ihnen helfen, die aktuellen Marktanforderungen zu verstehen und sich in ihrer Arbeit sicher zu fühlen.

Die Netflix-Unternehmenskultur konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter:innen durch konsequente Feedback-Umfragen direkt Dinge sagen können, die sie dazu bringen würden, den Job zu kündigen. Sie können frei über Dinge kommunizieren, denen sie in ihrer Produktivität gegenüberstehen, und über solche, die ihre Motivation beeinträchtigen.

Wenn Sie Feedback nutzen, um Änderungen vorzunehmen, haben die Mitarbeiter:innen das Gefühl, dass ihre Stimmen gehört werden. Es trägt außerdem dazu bei, das Vertrauen zu stabilisieren, die Rücklaufquote der Umfrage sowie die Offenheit der Antworten zu erhöhen.

Während Unternehmenskulturen zwischen und innerhalb von Organisationen erheblich variieren können, können sie das Beste aus den Menschen herausholen und sie um gut kommunizierte, gemeinsame Ziele und Werte vereinen.

Schlechte Kommunikation hat negative Auswirkungen, die Unternehmen von innen heraus zersetzen können. Nachfolgend erklären wir genau, wie das passiert. Einige von ihnen werden Sie erschaudern lassen.

Mangelnde Kommunikation führt zu unerfüllten Erwartungen. Versäumte Fristen oder Kundentermine und Mitarbeiter:innen, die sich ihrer Rolle in bestimmten Projekten nicht sicher sind, sind allesamt schädliche Auswirkungen schlechter Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz. Angenommen, Ihre Mitarbeiter:innen haben Schwierigkeiten, ihre Prioritäten zu definieren. In diesem Fall besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie oft die falschen Optionen wählen und am Ende weiteres Chaos verursachen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Entwicklungsteam des Unternehmens mit dem Projektmanager spricht, der wiederum mit dem Kunden spricht. Wird diese Kommunikationskette manipuliert oder unterbrochen, kann dies zu Rückschlägen führen, die sich summieren und zu Terminüberschreitungen führen können.

Nur durch klar kommunizierte Erwartungen und Prioritäten wissen die Mitarbeiter:innen, wo sie ansetzen und wie sie ein Projekt effizient abschließen können.

Schlechte Kommunikation ist einer der wichtigsten Gründe, warum Mitarbeiter:innen ihren Job kündigen . Die zunehmende Unzufriedenheit der Mitarbeiter:innen mit den Kommunikationssystemen ihres Unternehmens hat viel mit Unternehmensprotokollen und veralteten Systemen zu tun. Unternehmen, die jahrzehntealte Kommunikationswege verwenden, einschließlich solcher, die persönliche Gespräche mit Beschäftigten erfordern, riskieren hohe Fluktuationsraten, insbesondere wenn man bedenkt, dass Remote-Arbeit jetzt die neue Norm ist.

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage kostet schlechte Kommunikation jedes Jahr durchschnittlich 26.041 US-Dollar an Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter:in . Zeit und Geld können durch schlechte Produktivität, vermindertes Vertrauen, wiederholte Schulungskosten und schließlich den Verlust von Kundinnen und Kunden verloren gehen, die mit dem Service unzufrieden sind. Dieser Teufelskreis hindert Teams und Unternehmen daran, ihr wahres Potenzial auszuschöpfen.

Wenn der Stresspegel unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hoch ist, ist dies ein klares Zeichen für schlechte Kommunikationsfähigkeiten. Ein hoher Stresspegel wirkt sich direkt auf die Entscheidungsfindung aus. Schlechte Kommunikationssysteme erzeugen das Gefühl, dass alles auf der To-do-Liste der Mitarbeiter:innen dringend ist, was dazu führt, dass sich jeder beeilt, sich angespannt fühlt, überarbeitet ist und keine Motivation hat – all dies ist kontraproduktiv für die Effizienz. Die Ergebnisse umfassen eine schlechte Entscheidungsfindung auf der Führungsebene.

Das Problem liegt jedoch nicht nur in der Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten, sondern auch darin, dass die Verbesserung Ihrer Bemühungen nicht überwacht wird. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die besten Möglichkeiten zur effektiven Messung Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz werfen und herausfinden, ob sie so effizient ist, wie Sie glauben.

Um die Effektivität der internen Kommunikation zu messen, sind die Mitarbeiterengagementraten eine gute Quelle. Aktiv engagierte Mitarbeiter:innen sind glücklicher bei ihrer Arbeit und teilen eher die Erfolgsgeschichte ihres Unternehmens. Ein Unternehmen misst das Mitarbeiterengagement mit Key-Performance-Indicators (KPIs) wie Leserschaft, Beteiligung und sozialen Kennzahlen wie der Anzahl der Likes, Shares und Kommentare, die ein Inhalt oder eine Community generiert.

Es gibt viele Unternehmen, die Führungshinweise oder Mitteilungen über neue Verfahren verteilen, die sicherlich klar und inspirierend sind. Wenn es jedoch von den meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht gelesen wird, verliert es seinen Wert komplett. Öffnungsraten und andere E-Mail-Metriken sind nützlich, um zu messen, ob Mitarbeiter:innen tatsächlich bestätigt hat, dass er wichtige Updates erhalten und gelesen hat.

Eine weitere Metrik für die tägliche Optimierung von Kommunikationskanälen ist die Verfolgung der Häufigkeit des Einloggens in das Firmen-Intranet, der Sitzungsdauer und der Teilnahme an Communities.

Mitarbeiterbindung und Fluktuation sind Indikatoren, die Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Ihre interne Kommunikation richtig funktioniert. Wenn mehr Mitarbeiter:innen unzufrieden und frustriert gehen, ist die interne Kommunikation wahrscheinlich schwach – was sie wiederum stresst.

Wenn ein Unternehmen eine entsprechende Steigerung des Umsatzes und der Kundenzufriedenheit verzeichnet, bedeutet dies, dass die Mitarbeiter:innen über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Ein Anstieg ungelöster Kundenbeschwerden ist sicherlich ein Indikator für schlechte Kommunikation.