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Hybrides Arbeitsplatzmanagement und Tipps zur Umsetzung

Wie man den hybriden Arbeitsplatz

In den letzten zwei Jahren ist das Paradigma des traditionellen 9-bis-5-Bürotages endgültig gebrochen worden, so dass die Führungskräfte der Unternehmen die Produktivität der neuen Art von Arbeitsplätzen in Frage stellen. Es gibt zweifellos viele Vorteile, die ein für Ihre Mitarbeiter mit sich bringt, und jeder Arbeitsplatz, bei dem Flexibilität im Vordergrund steht, sollte unbedingt einen solchen haben. Abgesehen von den Vorteilen gibt es aber auch noch offene Fragen, wie der hybride Arbeitsplatz am besten umgesetzt werden kann. Es ist nach wie vor dringend notwendig, Wege zu finden, um das Fehlen der bürointernen Kommunikation, spontaner Interaktionen wie Plaudereien am Wasserspender und Firmenabende zu kompensieren.

Wenn Ihr Team über verschiedene Zeitzonen und Standorte verteilt ist, ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter auf derselben Seite stehen und miteinander in Kontakt sind.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter zu verwalten und Projekte zu unterstützen, auch wenn ein gewisses Maß an Büroalltag zurückkehrt, ohne dabei die Flexibilität zu opfern, die die Telearbeit bietet.

Tipps zur Verwaltung von Hybridarbeitsplätzen

Hybride Arbeitsplatzmodelle ermöglichen es Managern und Mitarbeitern, ihre Arbeitstage zwischen Zuhause und dem Büro aufzuteilen. Je nach Ihrem Unternehmen können Sie das tun:

  • Erlauben Sie Mitarbeitern, deren Aufgabe eine Büropräsenz erfordert, den Einstieg, während andere von zu Hause aus arbeiten können.
  • Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitswoche zwischen Büro- und Heimarbeit aufzuteilen.

Dies kann zwar die Kosten senken und die Produktivität steigern, doch erfordert das Modell des hybriden Arbeitsplatzes einige Managementanstrengungen, z. B. die Aktualisierung von Richtlinien und die Umstrukturierung von Arbeitsabläufen, die gleichmäßige Berücksichtigung von Heim- und Büromitarbeitern, das Nachdenken über effiziente Kommunikationsmittel und vieles mehr. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verwaltung von Hybridarbeitsplätzen.

Erstellen Sie eine Richtlinie für den hybriden Arbeitsplatz

Erstellen Sie eine Richtlinie für den gemischten Arbeitsplatz, in der Sie darlegen, was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Die Ausarbeitung einer Richtlinie für gemischte oder Fernarbeit wird Regeln für Pausen, Besuche, Ausrüstung, Cybersicherheit und das Verhältnis der Arbeitsstunden zu Hause festlegen.

Es wäre hilfreich, wenn diese Punkte bereits im Standard-Arbeitsvertrag geregelt wären:

  • Wie viele Tage sollte man von zu Hause aus und im Büro arbeiten?
  • Welche Arbeit lässt sich persönlich besser erledigen als virtuell?
  • Sollten bestimmte Mitarbeiter sowohl für Besprechungen als auch für die Zusammenarbeit im Büro sein?

Aktualisieren Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis gemäß dieser Richtlinie für hybride Beschäftigungsverhältnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren hybriden Mitarbeitern über das Netzwerk Ihres Unternehmens, den digitalen Arbeitsbereich, die Personalverwaltungssoftware oder Personalplanungsplattformen wie SmartPlan kommunizieren.

Setzen Sie Erwartungen

Teilen Sie Ihre Arbeitsinformationen, Ziele und Fristen allen Mitarbeitern mit, insbesondere denen, die zu Hause arbeiten. Sie können tägliche oder wöchentliche virtuelle Besprechungen abhalten, um Ihre hybriden Mitarbeiter zusammenzubringen, um Projekte zu besprechen und Fortschritte zu teilen. Regelmäßige Kommunikation ist unerlässlich, um die Mitarbeiter im Außendienst einzubinden und zu motivieren.

Alle Projektbeteiligten sollten eine einheitliche Sicht auf die auszuführenden Aufgaben haben und während der Arbeitszeiten leicht erreichbar sein, was besonders wichtig ist, wenn Projektleiter und Team durch unterschiedliche Zeitzonen getrennt sind.

Um diese Diskrepanz aufzulösen, sollten Sie versuchen, formale Regeln für den Umgang miteinander einzuführen:

  • Zu bestimmten Zeiten online sein
  • Aktualisierungen der Arbeiten bereitstellen
  • Bieten Sie Themen zur Diskussion an.

Da der hybride Arbeitsplatz wahrscheinlich nicht nur eine Modeerscheinung ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Pläne ändern können, sobald Sie ins Büro zurückgekehrt sind.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zur Kommunikation

Ein hybrider Arbeitsplatz bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität und Vertrauen entgegenbringen und ihnen den Raum geben, den sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen. Beachten Sie, dass Kommunikationstools wie Kollaborationssoftware mit Videokonferenzen, Instant Messaging und automatischen Benachrichtigungen Sie und Ihr Team jederzeit und überall miteinander verbinden können.

Was die persönliche Kommunikation betrifft, so sollten Sie unbedingt Gruppenanrufe tätigen:

  • Besprechungen mit allen Beteiligten
  • Freitagabende mit Online-Quiz, Spielen und Cocktailpartys
  • Mittagessen.

Wir von HRForecast essen manchmal zusammen zu Mittag, plaudern über alles Mögliche, nur nicht über die Arbeit, und tauschen uns über die Popkultur und das Weltgeschehen aus. Wir unterstützen uns gegenseitig und wachsen dadurch enger zusammen. Die Investition in einen soliden hybriden Arbeitsplatz bedeutet eine Investition in den Erfolg Ihres Teams – jetzt und in den kommenden Jahren.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zur Kommunikation

Vertrauen ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber es ist noch wichtiger, wenn es sich um einen hybriden Arbeitsplatz handelt, der durch den geografischen Raum getrennt ist. Nach Angaben der Harvard Business Review haben viele Unternehmen aufgrund der Telearbeit eine Vertrauenskrise erlebt. Da wir zu der Zeit zurückkehren, als es noch keine Pandemie im Büro gab, ist es wichtig, produktive Wege zu finden, um Vertrauen in einer entfernten Umgebung aufzubauen.

Vertrauen beruht auf zwei Grundüberzeugungen: dass die Mitarbeiter qualitativ hochwertige Arbeit leisten und dass sie ehrlich sind und gute Absichten haben. Um ein hohes Maß an Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen, müssen Sie:

  • Sorgen Sie für Transparenz zwischen Ihren Teammitgliedern.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig die Möglichkeit, über Videokonferenzen und Anrufe zu kommunizieren.

Dieses Jahr haben wir von HRForecast zum Beispiel ein vorweihnachtliches Spiel mit Hilfe des Adventskalenders gestartet. 12 Tage lang teilt jeder seine Lieblingsweihnachtslieder, Gerichte, Getränke, Kindheitserinnerungen und vieles mehr. Es bietet gemeinsame Themen für Diskussionen und bringt Menschen aus verschiedenen Ländern zusammen.

Die Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, sich gegenseitig kennenzulernen und die Schritte zu sehen, die jeder unternimmt, um seine Arbeit jeden Tag zu erledigen. Je mehr Ihre Teammitglieder kommunizieren können, desto mehr werden sie einander vertrauen.

Integrativ sein

Denken Sie inklusiv und überlegen Sie, wie Teams an einem hybriden Arbeitsplatz nahtlos zusammenarbeiten können. Es ist wichtig, bestehende Ungleichheiten nicht zu verschärfen, indem Sie Personen, die hauptsächlich aus der Ferne arbeiten, wie z. B. Kinderbetreuer, berufstätige Eltern und Menschen mit Behinderungen, ablehnen. Es gibt oft eine unbewusste Voreingenommenheit gegenüber Telearbeitern, also stellen Sie sicher, dass sie die gleichen Möglichkeiten haben und sich genauso wertvoll fühlen wie diejenigen, die im Büro arbeiten.

Als Vorgesetzter sollten Sie auch neuen Mitarbeitern besondere Aufmerksamkeit schenken und dafür sorgen, dass sie sich nicht im Stich gelassen fühlen und in der Lage sind, Beziehungen zu ihren Kollegen aufzubauen.

  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Zeit mit ihren Kollegen zu verbringen.
  • Bitten Sie andere, Neulingen als Mentor zur Seite zu stehen und ihnen alle Fragen zu beantworten, damit sie sich in den hybriden Arbeitsplatz integriert fühlen.
Wie man den hybriden Arbeitsplatz

Fähigkeiten zur Verwaltung einer hybriden Belegschaft

Unternehmen experimentieren ständig mit hybriden Arbeitsplatzmodellen. Viele von ihnen haben erkannt, dass Arbeit kein Ort ist, sondern das, was Mitarbeiter tun, egal wo.

Laut Jo Owen, Autor des Buches „Smart work: Das ultimative Handbuch für Remote- und Hybrid-Teams“ hat uns der hybride Arbeitsplatz einige wichtige Lektionen erteilt:

  • Wir können uns schneller verändern und entwickeln, als wir dachten. Es ist also eine Herausforderung, sich zu verändern und flexibel zu sein.
  • Die Leitung eines Teams aus der Ferne oder eines gemischten Teams ist viel komplexer als die Leitung von Mitarbeitern in einem Büro. Dies zwingt die Arbeitgeber dazu, ihre Arbeit zu verbessern und bei allem, was sie tun, viel konzentrierter und durchdachter vorzugehen.
  • Die Mitarbeiter benötigen mehr Technologien mit offenem Zugang, wie Google Drive, Outlook, Azure und andere Tools, um in einem digitalen Arbeitsbereich zu arbeiten.

Resümee

Nicht jeder sollte auf ein hybrides Arbeitsplatzmodell umsteigen, aber die vielen Vorteile, die es bietet, einschließlich der Flexibilität, können in Zukunft zu höheren Einnahmen führen. Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsplatzmodell ist für Manager unerlässlich. Sie müssen gleichzeitig über ein umfassendes Paket intelligenter Instrumente nachdenken, die die Einstellung, Anpassung und das Engagement unterstützen, um dauerhafte Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Natürlich ist es eine Herausforderung, ganz von vorne anzufangen, daher empfehlen wir, mit Hilfsvorlagen zu beginnen. HRForecast hilft Ihnen gerne bei der Verwaltung von hybriden Arbeitsplätzen.

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