Hybrides Arbeitsplatzmanagement und Tipps zur Umsetzung

Hybride Arbeitsplatzmodelle ermöglichen es Managern und Mitarbeitern, ihre Arbeitstage zwischen Zuhause und dem Büro aufzuteilen. Je nach Ihrem Unternehmen können Sie das tun:

• Erlauben Sie Mitarbeitern, deren Aufgabe eine Büropräsenz erfordert, den Einstieg, während andere von zu Hause aus arbeiten können.
• Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitswoche zwischen Büro- und Heimarbeit aufzuteilen.

Es wäre hilfreich, wenn diese Punkte bereits im Standard-Arbeitsvertrag geregelt wären:

• Wie viele Tage sollte man von zu Hause aus und im Büro arbeiten?
• Welche Arbeit lässt sich persönlich besser erledigen als virtuell?
• Sollten bestimmte Mitarbeiter sowohl für Besprechungen als auch für die Zusammenarbeit im Büro sein?

Aktualisieren Sie Ihr Mitarbeiterverzeichnis gemäß dieser Richtlinie für hybride Beschäftigungsverhältnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren hybriden Mitarbeitern über das Netzwerk Ihres Unternehmens, den digitalen Arbeitsbereich, die Personalverwaltungssoftware oder Personalplanungsplattformen wie SmartPlan kommunizieren.

Teilen Sie Ihre Arbeitsinformationen, Ziele und Fristen allen Mitarbeitern mit, insbesondere denen, die zu Hause arbeiten. Sie können tägliche oder wöchentliche virtuelle Besprechungen abhalten, um Ihre hybriden Mitarbeiter zusammenzubringen, um Projekte zu besprechen und Fortschritte zu teilen. Regelmäßige Kommunikation ist unerlässlich, um die Mitarbeiter im Außendienst einzubinden und zu motivieren.

Alle Projektbeteiligten sollten eine einheitliche Sicht auf die auszuführenden Aufgaben haben und während der Arbeitszeiten leicht erreichbar sein, was besonders wichtig ist, wenn Projektleiter und Team durch unterschiedliche Zeitzonen getrennt sind.

Um diese Diskrepanz aufzulösen, sollten Sie versuchen, formale Regeln für den Umgang miteinander einzuführen:

• Zu bestimmten Zeiten online sein
• Aktualisierungen der Arbeiten bereitstellen
• Bieten Sie Themen zur Diskussion an.

Da der hybride Arbeitsplatz wahrscheinlich nicht nur eine Modeerscheinung ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Pläne ändern können, sobald Sie ins Büro zurückgekehrt sind.

Ein hybrider Arbeitsplatz bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität und Vertrauen entgegenbringen und ihnen den Raum geben, den sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen. Beachten Sie, dass Kommunikationstools wie Kollaborationssoftware mit Videokonferenzen, Instant Messaging und automatischen Benachrichtigungen Sie und Ihr Team jederzeit und überall miteinander verbinden können.

Was die persönliche Kommunikation betrifft, so sollten Sie unbedingt Gruppenanrufe tätigen:

• Besprechungen mit allen Beteiligten
• Freitagabende mit Online-Quiz, Spielen und Cocktailpartys
• Mittagessen.

Wir von HRForecast essen manchmal zusammen zu Mittag, plaudern über alles Mögliche, nur nicht über die Arbeit, und tauschen uns über die Popkultur und das Weltgeschehen aus. Wir unterstützen uns gegenseitig und wachsen dadurch enger zusammen. Die Investition in einen soliden hybriden Arbeitsplatz bedeutet eine Investition in den Erfolg Ihres Teams – jetzt und in den kommenden Jahren.

Vertrauen ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber es ist noch wichtiger, wenn es sich um einen hybriden Arbeitsplatz handelt, der durch den geografischen Raum getrennt ist. Nach Angaben der Harvard Business Review haben viele Unternehmen aufgrund der Telearbeit eine Vertrauenskrise erlebt. Da wir zu der Zeit zurückkehren, als es noch keine Pandemie im Büro gab, ist es wichtig, produktive Wege zu finden, um Vertrauen in einer entfernten Umgebung aufzubauen.

Vertrauen beruht auf zwei Grundüberzeugungen: dass die Mitarbeiter qualitativ hochwertige Arbeit leisten und dass sie ehrlich sind und gute Absichten haben. Um ein hohes Maß an Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen, müssen Sie:

• Sorgen Sie für Transparenz zwischen Ihren Teammitgliedern.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig die Möglichkeit, über Videokonferenzen und Anrufe zu kommunizieren.

Dieses Jahr haben wir von HRForecast zum Beispiel ein vorweihnachtliches Spiel mit Hilfe des Adventskalenders gestartet. 12 Tage lang teilt jeder seine Lieblingsweihnachtslieder, Gerichte, Getränke, Kindheitserinnerungen und vieles mehr. Es bietet gemeinsame Themen für Diskussionen und bringt Menschen aus verschiedenen Ländern zusammen.

Die Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, sich gegenseitig kennenzulernen und die Schritte zu sehen, die jeder unternimmt, um seine Arbeit jeden Tag zu erledigen. Je mehr Ihre Teammitglieder kommunizieren können, desto mehr werden sie einander vertrauen.

Denken Sie inklusiv und überlegen Sie, wie Teams an einem hybriden Arbeitsplatz nahtlos zusammenarbeiten können. Es ist wichtig, bestehende Ungleichheiten nicht zu verschärfen, indem Sie Personen, die hauptsächlich aus der Ferne arbeiten, wie z. B. Kinderbetreuer, berufstätige Eltern und Menschen mit Behinderungen, ablehnen. Es gibt oft eine unbewusste Voreingenommenheit gegenüber Telearbeitern, also stellen Sie sicher, dass sie die gleichen Möglichkeiten haben und sich genauso wertvoll fühlen wie diejenigen, die im Büro arbeiten.

Als Vorgesetzter sollten Sie auch neuen Mitarbeitern besondere Aufmerksamkeit schenken und dafür sorgen, dass sie sich nicht im Stich gelassen fühlen und in der Lage sind, Beziehungen zu ihren Kollegen aufzubauen.

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Zeit mit ihren Kollegen zu verbringen.
• Bitten Sie andere, Neulingen als Mentor zur Seite zu stehen und ihnen alle Fragen zu beantworten, damit sie sich in den hybriden Arbeitsplatz integriert fühlen.

Laut Jo Owen, Autor des Buches „Smart work: Das ultimative Handbuch für Remote- und Hybrid-Teams“ hat uns der hybride Arbeitsplatz einige wichtige Lektionen erteilt:

• Wir können uns schneller verändern und entwickeln, als wir dachten. Es ist also eine Herausforderung, sich zu verändern und flexibel zu sein.
• Die Leitung eines Teams aus der Ferne oder eines gemischten Teams ist viel komplexer als die Leitung von Mitarbeitern in einem Büro. Dies zwingt die Arbeitgeber dazu, ihre Arbeit zu verbessern und bei allem, was sie tun, viel konzentrierter und durchdachter vorzugehen.
• Die Mitarbeiter benötigen mehr Technologien mit offenem Zugang, wie Google Drive, Outlook, Azure und andere Tools, um in einem digitalen Arbeitsbereich zu arbeiten.