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Personalplanung

Absentismus: Ursachen, Auswirkungen und mögliche Lösungen

Bis ins zwanzigste Jahrhundert galt in den Unternehmen eine klare Regel: „Ohne Arbeit kein Lohn“. Schließlich begannen die Unternehmen, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich wegen Krankheit oder Urlaub freizustellen, und boten bezahlte „Krankheitstage“ an. Unternehmen mit einer wirksamen Strategie für die Abwesenheit von Beschäftigten konnten die Gesamtkosten für die Gehaltsabrechnung um mindestens 10 Prozent senken.

Im Zuge der Weiterentwicklung des Personalwesens stellten die Personalverantwortlichen fest, dass nicht alle Abwesenheiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in dieselbe Kategorie fallen. Bevor Strategien zur Bewältigung hoher Abwesenheitsquoten entwickelt werden konnten, war es für die Personalleiter:innen daher wichtig, die verschiedenen Arten von Absentismus zu identifizieren.

Es gibt drei Hauptarten von Absentismus: 

1) Abwesenheiten, die vom Management geplant und genehmigt werden. Diese Abwesenheiten stören den Betrieb nicht.

2) Unerwartete Abwesenheit aus echten Gründen und unvorhergesehenen Umständen, z. B. Autounfall, Krankheit oder Notfälle aller Art.

3) Häufige Abwesenheit ohne Benachrichtigung der Geschäftsleitung oder ohne echte Erklärung. Diese Abwesenheiten verursachen die meisten Störungen.

Wenn die Abwesenheit übermäßig wird und möglicherweise die Produktivität Ihres Unternehmens gefährdet, ist es an der Zeit, die Hauptursachen für Absentismus am Arbeitsplatz zu verstehen.

Ursachen für Absentismus am Arbeitsplatz

Lassen Sie uns einen Blick auf die Hauptursachen für Abwesenheit von Beschäftigten am Arbeitsplatz werfen, bevor wir Ihnen mitteilen, wie Sie als Arbeitgeber:in dagegen vorgehen können.

Unzufriedenheit

Mitarbeiter:innen können aus mehreren Gründen unzufrieden mit der Arbeit sein. Diese Gründe beinhalten normalerweise eine unangenehme Situation, in der Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, unfreundlichen Bemerkungen oder Mobbing ausgesetzt zu sein oder aufgrund von Bevorzugung Wachstumschancen verweigert zu bekommen. Beschäftigte könnten sich krank melden, um solche Situationen zu vermeiden.

Kinderbetreuung und Altenpflege

Manchmal können Mitarbeiter:innen gezwungen sein, die Arbeit zu versäumen, um zu Hause zu bleiben und sich um ein Kind oder einen älteren Verwandten zu kümmern, wenn die normalen Vorkehrungen nicht eingehalten werden können.

Geistige Gesundheitsprobleme

Laut der britischen Labour Force Survey litten 2020–2021 schätzungsweise 822.000 Arbeitnehmer:innen im Vereinigten Königreich unter arbeitsbedingtem Stress, Depressionen oder Angstzuständen. Viele Arbeitstage gehen verloren, wenn Mitarbeiter:innen Stress ausgesetzt sind oder von psychischen Erkrankungen wie Depressionen und Angstzuständen betroffen sind.

Die Gründe für solche Probleme können arbeitsbedingt oder persönlich sein. Anzeichen für demotivierte Beschäftigte sind spätes Kommen, frühes Gehen und längere Pausen als erlaubt.

Rückzug

Mitarbeiter:innen, die sich nicht für ihre Arbeit engagieren, werden wahrscheinlich die Arbeit verpassen, nur weil ihnen die Motivation fehlt. Ein häufiger Grund dafür ist, dass Mitarbeiter:innen nicht über die erforderlichen Skills verfügen, um mit dem schnellen Arbeitstempo Schritt zu halten. Oder lange tägliche Pendelwege können Arbeitnehmer:innen demotivieren, insbesondere wenn es um schlechtes Wetter, Verspätungen bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder kleinere Schmerzen geht. Die Mitarbeiter:innen haben möglicherweise das Gefühl, dass es sich nicht lohnt, zur Arbeit zu kommen.

Krankheit oder Verletzungen

Verletzungen, Krankheit und Arzttermine sind die häufigsten Gründe für Arbeitsausfälle. Während der Erkältungs- und Grippesaison gibt es einen Anstieg der Fehlzeiten sowohl bei Vollzeit- als auch bei Teilzeitbeschäftigten. Chronische Verletzungen wie Rücken- und Nackenprobleme sind zwei weitere häufige Ursachen für übermäßigen Absentismus am Arbeitsplatz.

Laut dem US Bureau of Labor Statistics verpassten „7,8 Millionen Arbeitnehmer im Januar 2022 die Arbeit, weil sie eine Krankheit, Verletzung oder ein medizinisches Problem oder einen Termin hatten, gegenüber 3,7 Millionen im Januar 2021.“

Arbeitssuche

Einige Mitarbeiter:innen können sich als Vorwand krank melden, um an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen, einen Headhunter zu besuchen oder an ihrem Lebenslauf zu arbeiten. Absentismus tritt auch auf, wenn sich Arbeitnehmer:innen in Bezug auf Beförderungen, Gehälter oder andere Faktoren nicht geschätzt fühlen und nach besseren Möglichkeiten suchen.

Obwohl die Ursachen für Absentismus am Arbeitsplatz vielfältig sind, haben sie alle potenziell schädliche Auswirkungen auf die Produktivität, die Finanzen und die allgemeine Moral eines Unternehmens.

Auswirkungen auf das Unternehmen

Absentismus ist sicherlich ein Problem, das groß genug ist, um die Leistung des Einzelnen, des Teams und der Organisation zu beeinträchtigen.

Auswirkungen auf die individuelle Produktivität

Absentismus kann die individuelle Produktivität beeinträchtigen: Wenn Mitarbeiter:innen weniger arbeiten, sind sie wahrscheinlich weniger produktiv. Gleichzeitig können ihre Kolleginnen und Kollegen mit zusätzlichen Aufgaben überlastet werden. Je nach Skill-Level von Beschäftigten kann die Abwesenheit auch zu Qualitätseinbußen und damit zu einer sinkenden Kundenzufriedenheit führen. Darüber hinaus sind Mitarbeiter:innen, die für überlastete Kolleginnen und Kollegen einspringen, möglicherweise nicht in der Lage, ihre eigenen Aufgaben zu erledigen, was die Projektzeitpläne verzögert.

Unter zuverlässigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann schnell ein Gefühl der Animosität eskalieren, da sie nun zusätzlich zu ihrer bestehenden Arbeitsbelastung weitere Aufgaben übernehmen müssen.

Auswirkungen auf die Teamleistung

Arbeitende sind weniger produktiv, wenn sie abwesende Mitarbeiter:innen vertreten. Vorgesetzte verbringen Stunden pro Woche damit, sich mit Abwesenheiten zu befassen und Arbeitsabläufe vorzubereiten/anzupassen, um die Dinge am Laufen zu halten.

Eine der größten negativen Auswirkungen von Absentismus am Arbeitsplatz ist die zusätzliche Arbeitsbelastung, die Kolleginnen und Kollegen für abwesende Mitarbeiter:innen übernehmen müssen.

Auswirkungen auf die Unternehmensgewinne

Das US-Arbeitsministerium (DOL) schätzt, dass fast 3 Prozent der Belegschaft eines Unternehmens an einem bestimmten Tag abwesend sind . Die Kosten dieser Abwesenheiten sind größtenteils in den Lohnkosten enthalten. Organisationen tragen die direkten Kosten, die leicht zu beziffern sind. Dazu gehören die Kosten für Beschäftigte PTO, Löhne/Gehälter, Überstunden und Ersatzkräfte.

Laut einem CDC-Bericht kosten „Produktivitätsverluste durch Arbeitsausfälle Arbeitgeber jedes Jahr 225,8 Milliarden US-Dollar oder 1.685 US-Dollar pro Mitarbeiter“.

Zu den indirekten Kosten gehören außerdem Produktivitätsverluste infolge ungeplanter Abwesenheiten, die in die Kostenkalkulationen einer Organisation einfließen müssen. Ungeplante Abwesenheit kann zu erheblichen Produktivitätskosten führen.

Mögliche Lösungen

So wie es viele Ursachen für Absentismus am Arbeitsplatz gibt, so gibt es auch viele mögliche Lösungen. Welche Lösung die beste ist, hängt davon ab, wie bedeutend ein „Problem“ Absentismus für ein bestimmtes Unternehmen ist.

Abwesenheitsverwaltungsprogramm

Unternehmen sollten Disziplinarverfahren einleiten, wenn Abwesenheiten zu einem größeren Problem werden. Ein Abwesenheitsmanagementprogramm erfordert, dass Mitarbeiter:innen Formulare ausfüllen und Abwesenheitsgründe nachweisen. Reichen die Gründe nicht aus, werden Fehltage nicht vergütet.

Hilfsprogramme für Beschäftigte

Unternehmen müssen sich häufig auf nicht arbeitsbezogene Programme konzentrieren , um die Produktivität zu steigern und die Gesundheitskosten zu senken. Mitarbeiterunterstützungsprogramme helfen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bei der Bewältigung von Problemen außerhalb der Arbeit (z. B. im Zusammenhang mit Elternschaft und Ehe), die sie an den Arbeitsplatz bringen. Diese Programme können beinhalten:

  • Beratung für psychische Gesundheit, Alkoholmissbrauch und Drogenmissbrauch
  • Mitarbeiterworkshops zu Suchtproblemen, Ernährungs- und Diätberatung, Bewegung und Stressbewältigung
  • Managementberatung und Supervisionstraining
  • Ressourcen und Empfehlungen für Lebens-/Arbeitsfragen
  • Rechts- und Finanzdienstleistungen

Schaffung einer positiven Unternehmenskultur

Indem ein Unternehmen den Arbeitsplatz zu einem positiven und einladenden Umfeld macht, kann es eine Kultur schaffen, die die Arbeitszufriedenheit fördert. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren, um Abwesenheiten zu reduzieren. Klare Mitarbeiter- und Unternehmenserwartungen zu haben und sicherzustellen, dass der zukünftige Karriereweg für Mitarbeiter:innen mit den richtigen Weiterbildungsstrategien festgelegt wird, fördert eine positive Unternehmenskultur.

Fördern Sie eine positive Unternehmenskultur

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen neue Skills entwickeln, werden sie zuversichtlicher für ihre Zukunft in Ihrem Unternehmen. Die Skill-Matrix-Vorlage hilft Ihnen dabei, alle aktuellen und zukunftsrelevanten Skills Ihrer Beschäftigten aufzulisten, damit Sie heute mit der Stärken Ihrer Mitarbeiter:innen beginnen können.

A man working by the laptop

Anreize und Anerkennungen

Incentive- und Anerkennungsprogramme für Mitarbeiter:innen sind dafür bekannt, Absentismus zu reduzieren und werden seit einiger Zeit in der Geschäftswelt eingesetzt. Dies wurde eher als „Zuckerbrot-Ansatz“ als als „Peitschen-Ansatz“ bezeichnet.

Anreize können auf verschiedene Weise angeboten werden, z. B. indem Mitarbeiter:innen für jeden Krankheitstag und persönlichen Tag bezahlt werden, den sie nicht in Anspruch nehmen. Am Ende jedes Jahres erhalten die Arbeitnehmer:innen einen Scheck für ihre ungenutzten Tage. Für welche Lösung Sie sich auch immer entscheiden, sie sollte kontinuierlich überwacht werden, um ihren Erfolg zu überprüfen. Schließlich sind Mitarbeiterentwicklungsprogramme eine große Investition und eine Chance, Umsatzeinbußen zu vermeiden.

Implementierung von Programmen und Systemen zur Verringerung von Absentismus am Arbeitsplatz verbessert nicht nur die Arbeitsmoral der Mitarbeiter:innen, sondern ist auch gut für das Endergebnis. Treffen Sie Ihre Entscheidungen mit Bedacht, um langfristiges Wachstum zu unterstützen.

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