Lernen und entwickeln

Ein ausführlicher Leitfaden für Best Practices zum Wissensaustausch

Iryna ChornaContent Writer15. Juni 202110 min read

Angepasste Prozesse zum Wissensaustausch bringen erhebliche Vorteile für Unternehmen:

Implizites Wissen für alle wird zugänglich gemacht, insbesondere für Neueinsteiger.
Verbesserte Entscheidungsfindung.
Es hilft, angesammeltes Wissen und Know-how neu zu nutzen.
Es verhindert, dass Organisationen und Teams Fehler wiederholen und zusätzliche Anstrengungen investieren, um praktikable Lösungen zu finden.
Aufbrechen des „Silo-Effekts“.
und mehr.

Der Wissensaustausch fördert das Lernen am Arbeitsplatz. 55 % der Mitarbeiter bevorzugen das Lernen von Kollegen gegenüber dem Lernen von ihrem Top-Management. In diesem Blog-Beitrag werden Best Practices für den Wissensaustausch vorgestellt, die es ermöglichen all die oben genannten Vorteile zu nutzen. Lesen wir weiter!

1. Den Zweck festlegen

Es ist schwer, die Zustimmung der Kollegen zu bekommen, wenn sie den Zweck und die wichtigsten Vorteile der von Ihnen vorgestellten Ideen nicht verstehen.

Deshalb ist der erste Schritt in Ihrem Wissensaustauschprogramm, klare Ziele zu setzen, die wichtigsten Vorteile zu skizzieren und die Menschen auf allen Ebenen zu informieren: von den Mitarbeitern bis zum Top-Management. Hier sind einige Techniken, die Sie verwenden können:

Bauen Sie einen Prozess zum Wissensteilen in Ihre Unternehmenskultur ein. Viele Unternehmen machen den Wissensaustausch zu einem Teil ihrer Identität. Sie ermutigen ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen, Erkenntnisse zu teilen und einzugreifen, wenn sie sehen, dass sie den Prozess des Wissensaustauschs in ihrem Unternehmen verbessern könnten.
Kommunizieren Sie den Zweck des Wissensaustauschs. Erklären Sie in einfachen Worten, warum Sie einen Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen einrichten wollen: Um neue Mitarbeiter leichter einarbeiten zu können, um Zeit zu sparen, die gleichen Dinge immer wieder zu erklären, um Fachwissen zu teilen, um zu vermeiden, dass der Arbeitsprozess trotz einer Fluktuation lahmgelegt wird, und so weiter.
Setzen Sie greifbare Ziele. Behandeln Sie Ihren Wissensaustauschprozess wie jedes andere Projekt, indem Sie SMART-Ziele mit klaren Zeitvorgaben, Zielen und KPIs festlegen.

2. Klären Sie die Bedenken ab

Obwohl sich der Wissensaustausch positiv auf das Unternehmen auswirken soll, zeigen die Mitarbeiter oft ein mangelndes Engagement und Interesse.

Zu den häufigen Bedenken gehören die Gefahr eines Ungleichgewichts zwischen Arbeitszeit und Wissensaustauschaktivitäten oder ein Mangel an Motivation.

Um Menschen dazu zu bringen, zusammenzuarbeiten und ihr Wissen mit Gleichgesinnten zu teilen, schließen Sie klären Sie gängige Bedenken ab:

„Trage ich während meiner Arbeitszeit oder in meiner Freizeit zum Wissensaustausch im Unternehmen bei?“

„Was ist, wenn ich keine Zeit habe?“

„Was habe ich persönlich davon, zur Wissensbasis des Unternehmens beizutragen?“

„Was ist, wenn meine Kollegen meine Arbeit kritisieren?“

„Gibt es negative Folgen für meinen Beitrag?“

Im Folgenden gehen wir auf einige der Engagement-Techniken ein, mit denen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Gefühl des Vertrauens aufbauen und sie motivieren können, eine professionelle Community innerhalb einer Organisation zu bilden.

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Anerkennung

Es reicht nicht aus, Best Practices für den Wissensaustausch einzuführen und die Tools an Ihre Mitarbeiter zu übergeben. Die Statistiken sind entmutigend: 64 % der Mitarbeiter nutzen die Lernmanagement-Initiativen und -Plattformen in ihren Unternehmen nicht.

Xerox ist auch in diesen Schuhen gelaufen. Sie führten Eureka ein -die maßgeschneiderte Wissensmanagement-Plattform, die es Software-Ingenieuren ermöglichte, ihre vorgefertigten Lösungen und Vorlagen zu teilen. Obwohl die Idee vielversprechend war, stellte das Unternehmen ein geringes Engagement der Mitarbeiter fest. Daraufhin ermöglichte das Xerox-Team den Mitarbeitern, ihre Namen in die hinzugefügten Lösungen einzutragen, was sie dazu anregte, mehr Inhalte zu generieren und ihr professionelles Image weltweit zu verbessern. Dieser Trick führte zu einer Senkung der Personalkosten um 10 % und zu etwa 80 % Inputsteigerung pro Woche.

Auch materielle Anerkennung (oder Belohnungen) finden ihren Einsatz. Hier sehen Sie, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter zum Wissenstransfer motivieren:

Gamifizieren Sie den Prozess mit Bestenlisten, Bewertungen, Sternen, Titeln usw., die für jeden Beitrag wie ein Ereignis oder eine hinzugefügte Wiki-Datei gewonnen werden.
Führen Sie ein Punktesystem ein, bei dem Mitarbeiter gesammelte Punkte gegen wertvolle Geschenke eintauschen können.
Organisieren Sie besondere Veranstaltungen, um Menschen für ihre proaktive Teilnahme zu feiern und zu würdigen.
Veröffentlichen Sie regelmäßige Newsletter, um die Mitarbeiter und ihre Leistungen im Rahmen von Wissensaustauschaktivitäten zu würdigen.
Entwickeln Sie ein Anerkennungsprogramm für Kollegen, das ein Gefühl von gesundem Wettbewerb schafft.

Das ist keine endgültige Liste von Best Practices zur Wissensvermittlung, die Anreize für Mitarbeiter schaffen. Sie können unsere Ideen verwenden oder sie so abwandeln, dass sie zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihrem Teamgeist passen.

4. Einen sicheren Raum für den Wissensaustausch schaffen

Der Aufbau von Vertrauen am Arbeitsplatz und die Schaffung einer sicheren Umgebung für den Austausch von Ideen ist ein angeborener Weg, um den Wissensaustausch zu fördern. Facebook beispielsweise erkennt die Bedeutung von psychologischer Sicherheit an. In dem Podcast Knowledge Sharing: A Sneak Peek into Facebook’s Engineering Teams, verrät Balázs Balázs (Ex-Engineering Manager bei Facebook), dass Facebook seine Mitarbeiter ermutigt, Fragen zu stellen und zuzugeben, dass sie nicht alle Antworten kennen.

Man kann natürlich zusätzliche Best Practices für den Wissensaustausch implementiert. Zum Beispiel verbinden Sie den Wissensaustausch mit anderen persönlichen Entwicklungszielen wie öffentlichem Reden. Auf diese Weise schlagen die Mitarbeiter zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie entwickeln mehrere Fachgebiete auf einmal und tragen zum Wissensaustausch bei.

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5. Verschiedene Inhaltsformate optimieren

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an Formate zum Wissensaustausch denken? Google Drive-Ordner mit Dateien oder Webinare? Nun, diese Content-Formate sind in der Tat beliebt. Allerdings könnten Sie ein Spiel mit verschiedenen Inhaltsformaten aufpeppen wie:

Dokumentation. Dieser Ansatz funktioniert gut in Software-Entwicklungsteams, die ihr Fachwissen ansammeln müssen, um Code-Inkonsistenzen zu analysieren und in Zukunft zu vermeiden.
Interne Wikis.
Mentoring und Coaching.
Plattformen zum Wissensaustausch.
Datei auslagern. Kennen Sie dieses Gefühl, wenn Ihr Kollege einen hilfreichen Link teilt und Sie ihn gleich wieder vergessen? Versuchen Sie es mit einer Swipe-Datei: eine gemeinsame Datei oder ein Arbeitsbereich, in dem Ihr Team seine wertvollen Funde teilt. Ja, eine Swipe-Datei ähnelt einem Dump von allem, was Ihre Kollegen interessant fanden, aber sie von Zeit zu Zeit durchzugehen, kann inspirierend und aufschlussreich sein.

Bei Buffer, einem Remote-First-Unternehmen, nehmen die Mitarbeiter gelegentlich Impromptu Knowledge Screencasts auf, um etwas „hinter die Kulissen“ der Softwareentwicklung zu blicken und einen Lernzweck zu erfüllen. Alternativ nimmt das Buffer-Team GIFs auf, um bei einem Anruf oder in einem Chat Zeit für die Erklärung der Lösung zu sparen. Solche mühelosen Inhaltsformate ermöglichen es einem Softwareentwicklungsteam, Fachwissen zu sammeln, Zeit für Erklärungen zu sparen und alle in den Prozess des Wissensaustauschs einzubeziehen.

6. Messen Sie die Ergebnisse

Auf den ersten Blick mag der Wissensaustausch zu formal erscheinen, um ihn zu messen. Aber als datengetriebenes Unternehmen glauben wir, dass jeder HR-Prozess digitalisiert, gemessen und analysiert werden kann.

Hier sind die üblichen quantitativen Metriken, die Sie in Ihrer Wissensvermittlungskampagne messen sollten:

Eine Anzahl von Beiträgen pro Mitarbeiter.
Eine Reihe von Interaktionen (Abonnements, Downloads, Likes, Implementierungen im realen Leben und so weiter).
Zeitaufwand für das Onboarding und die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern.

Kurz gesagt, die Metriken müssen kritische Fragen beantworten wie:
„Schaffen wir einen Mehrwert für unsere Organisation?“

„Beteiligen sich die Mitarbeiter bereitwillig an diesem Prozess?“

„Welche Lücken können wir erkennen und gibt es Raum für Verbesserungen?“

Resümee

Die Schleife für den Wissensaustausch von Best Practices sieht wie folgt aus:

Informieren Sie die Mitarbeiter über den Zweck und die Ziele.
Beziehen Sie jeden von oben nach unten ein.
Schaffen Sie einen sicheren Raum für die Zusammenarbeit, das Stellen von Fragen und das Teilen der Antworten.
Messen Sie die Ergebnisse und verbessern Sie den Prozess ständig.

Mit den richtigen Tools kann der Wissensaustausch dramatisch vereinfacht werden. Hier bei HRForecast haben wir eine All-in-One-Plattform entwickelt, smartPeople, mit der Sie die Fähigkeiten und das Wissen Ihrer Belegschaft verwalten können. Holen Sie sich mehr Informationen über den Link aus oder buchen Sieu eine kostenlose Demo, damit wir Ihnen alle Vorteile zeigen können, die Sie mit smartPeople erzielen können.