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Warum ist Lernen im Workflow die Zukunft fĂŒr Unternehmen?

Zukunftstrend: Workflow-Learning

“Workflow Learning” ist eine relativ neue Praxis, die der Personalabteilung hilft, neue Probleme im Bereich L&D anzugehen. Die wachsende Kluft zwischen erforderlichen und vorhandenen Skills ist nur ein Faktor, der Lerninitiativen wichtig macht.

Eine kĂŒrzlich von LinkedIn durchgefĂŒhrte Studie unter 6.607 Fachleuten aus dem Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) ergab, dass 57 % der Befragten in diesem Jahr mehr fĂŒr Weiterbildung ausgeben wollen als in den Vorjahren. Die Statistiken zeigen, dass das Workflow-Learning die Zukunft der Mitarbeitendenschulung beeinflusst. Aber was bedeutet das? Schauen wir uns an, was Workflow-Learning ist und warum es die EffektivitĂ€t des Unternehmens auf bemerkenswerte Weise beeinflusst.

Was ist Workflow-Learning?

Lernen im Workflow zu integrieren bedeutet, HandbĂŒcher, Ressourcen und Lernmaterialien fĂŒr das Selbststudium bereitzustellen, auf die die Mitarbeiter:innen bei Bedarf von ĂŒberall aus zugreifen können.

Workflow-Learning unterstĂŒtzt die ProduktivitĂ€t Ihrer Mitarbeiter:innen und hilft ihnen, wĂ€hrend der Arbeit zu lernen. Der SchlĂŒssel zum Workflow-Learning ist, dass es neben den regulĂ€ren ArbeitsablĂ€ufen stattfindet. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter:innen Arbeitsaufgaben erledigen und gleichzeitig lernen können. Das Workflow-Learning unterscheidet sich in mehreren wichtigen Punkten von herkömmlichen Trainings.

Wie sich Workflow-Learning von Trainings unterscheidet

Workflow-Learning hilft, die Leistung der Mitarbeiter:innen zu verbessern, wenn die Ausbildung die Mitarbeiter:innen von ihren tĂ€glichen Aufgaben ablenkt. Wenn Mitarbeiter:innen zum Beispiel WissenslĂŒcken haben, können sie in den Ressourcen Ihres Unternehmens nach Informationen suchen und Aufgaben mit Hilfe von Schulungsmaterialien aus Ihrem Workflow erledigen. Das ist die Funktion des Workflow-Learning: Es ermöglicht den Mitarbeitenden zu lernen, wenn sie es brauchen. Wissen fĂŒr die Suche nach Informationen ist also die Antwort.

Beim Lernen im Arbeitsablauf mĂŒssen die Mitarbeiter:innen keine Skills beherrschen, da sie bei Bedarf Zugang zu den Informationen haben. Damit Ihre Mitarbeiter:innen beim Lernen im Workflow erfolgreich sind, mĂŒssen Sie ihnen beibringen, wo sie die gesuchten Informationen finden können.

„Warten Sie, aber das sieht nicht nach einer Alternative zu einer vollwertigen Ausbildung aus“, werden Sie vielleicht sagen. Und doch gibt es einige Punkte zu diskutieren.

Ist Workflow-Learning wirklich Lernen?

Viele L&D-Fachleute argumentieren, dass Workflow-Learning kein Lernen ist. Im strengen Sinne mögen sie Recht haben. Eine schnelle Informationssuche wird wahrscheinlich nicht zu einer dauerhaften VerhaltensĂ€nderung fĂŒhren, da Workflow-Learning-Tools selten das erworbene Wissen bewerten.

Laut Josh Bersin, dem PrĂ€sidenten und GrĂŒnder von Bersin & Associates, konzentriert sich das Workflow-Learning jedoch auf lebenslanges Lernen. FĂŒr die Arbeitnehmer:innen „ist das Ziel, richtig zu suchen, dann etwas zu lernen, es anzuwenden und wieder an die Arbeit zu gehen“. Bersin schreibt, dass das Lernen im Workflow durch die Bereitstellung von RatschlĂ€gen und Tools, die „uns helfen, unsere Arbeit zu verbessern„, den Ansatz bietet, den die Mitarbeiter:innen von heute wirklich wollen.

Es gibt drei entscheidende Faktoren fĂŒr das Lernen im Workflow:

  • VerfĂŒgbarkeit – die Lerninhalte sollten auf jedem GerĂ€t verfĂŒgbar sein.
  • Relevanz und Interesse – die Inhalte sollten fĂŒr die Mitarbeiter:innen relevant und attraktiv sein, damit sie eine positive Lernerfahrung machen und die Informationen möglichst gut behalten.
  • Knappheit – wir leben in der Welt von TikTok, in der Menschen aller Altersgruppen auf kurze Anweisungen angewiesen sind, um ihre Skills zu verbessern. Microlearning fĂŒhrt oft dazu, dass man sich mehr merkt als beim traditionellen Lernen.
Entscheidende Faktoren fĂŒr das Lernen im Workflow

In welchen Szenarien hilft das Workflow-Learning den Mitarbeitenden?

Workflow-Learning hilft in Situationen, in denen die Mitarbeiter:innen bei der Arbeit nicht weiterkommen. Typischerweise sind dies Momente, in denen Mitarbeiter:innen einem Vorgesetzten oder Kollegen Fragen stellen mĂŒssen, um ein Projekt zu bearbeiten oder einen Bericht zu erstellen.

In diesen Szenarien können Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Lernressourcen (LeitfÀden, Onboarding-Materialien oder Vorlagen) nutzen, um eine Aufgabe durch Workflow-Learning zu erledigen.

Eine hervorragende Reihe von Szenarien, bei denen Workflow- Learning hilfreich ist, ist die von Bob Mosher und Conrad Gottfredson entwickelte Methode der “5 Moments of Need”. Diese Struktur hilft L&D-Teams bei der Entwicklung von leistungsunterstĂŒtzenden Instrumenten, die den Arbeitsablauf unterstĂŒtzen können:

  • Wenden Sie das Training an, wenn die Mitarbeiter:innen das Gelernte in der Praxis anwenden mĂŒssen.
  • Entscheiden Sie, wann Mitarbeiter:innen wissen mĂŒssen, wie sie mit einem unerwarteten Szenario umgehen sollen.
  • Ändern Sie die Weiterbildungsmethode, wenn die Mitarbeiter:innen lernen mĂŒssen, Dinge anders zu machen.
  • Widmen Sie sich neuen Mitarbeitenden, wenn diese die EinfĂŒhrungsinformationen zum ersten Mal lesen.
  • FĂŒgen Sie zusĂ€tzliches Lernen hinzu, wenn Mitarbeiter:innen auf Vorkenntnisse zurĂŒckgreifen.

Kommen wir nun zum praktischen Teil des Lernens im Workflow bzw. zu den MissverstÀndnissen, die wÀhrend des Lernprozesses auftreten können.

Drei Warnungen zum Workflow-Learning fĂŒr HR-Manager:innen

Bob Mosher, CEO und Chief Learning Evangelist bei Apply Synergies, gibt drei Tipps fĂŒr Unternehmen, die den Lernprozess am Arbeitsplatz in Betracht ziehen:

Scheuen Sie sich nicht, die Arbeitnehmer:innen in neue Praktiken und Erfahrungen einzubeziehen – konzentrieren Sie sich auf die ProduktivitĂ€t und fördern Sie die Entwicklung neuer Skills.

Seien Sie vorsichtig mit Upskilling – manchmal kann falsches Lernen den Mitarbeitenden schaden, weil Menschen in der Hierarchie auf die „Ebene ihrer Inkompetenz“ aufsteigen können (das Peter-Prinzip). Lernen im Workflow ist hervorragend und sollte sinnvoll sein; wenn es schadet, was nĂŒtzt es dann?

Überlegen Sie, welche Ergebnisse Sie erreichen wollen – bestimmen Sie, ob die Ergebnisse operativ und kompetenzbasiert oder eher strategisch und chancenorientiert sind.

Lernressourcen fĂŒr ArbeitsablĂ€ufe gibt es in verschiedenen Formaten. Sie können schriftlich, visuell oder auditiv sein. Diese Funktionen sind oft digital, was die Lernprogramme interaktiv macht und die Benutzererfahrung verbessert:

  • Kommentierte Abbildungen
  • Checklisten
  • Infografiken
  • EntscheidungsbĂ€ume
  • Onboarding-PrĂ€sentationen
  • Soziale MedienkanĂ€le mit Schwerpunkt auf Lernen
  • Und mehr …

Wie man das Lernen im Workflow integriert

Neun von zehn Unternehmen wollen das Lernen in die Arbeit integrieren. Workflow-Learning bedeutet jedoch nicht, dass Sie firmeninterne Kurse erstellen mĂŒssen; vielmehr geht es darum, die Lernstrategie und -kultur zu Ă€ndern. Hier sind einige bewĂ€hrte AnsĂ€tze fĂŒr Workflow-Learning:

  • KĂŒrzen Sie den Inhalt – wenn Sie das Lernen in Ihren Arbeitsablauf integrieren wollen, mĂŒssen Sie klare und gezielte Inhalte erstellen. Beschreiben Sie zum Beispiel kurze und klar definierte Aktionen oder fĂŒgen Sie Links zu relevanten Ressourcen ein.
  • Bereinigen Sie das Chaos – wenn Ihre Mitarbeiter:innen externe Inhalte mehr schĂ€tzen als interne Kurse, entfernen Sie Kurse, die nur in geringem Umfang genutzt und abgeschlossen werden.
  • Helfen Sie den Menschen zu finden, was sie suchen – laut IDC verbringen Wissensarbeiter:innen 9,8 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen; wenn sie diese nicht finden können, ist das reine Zeitverschwendung. Das können Sie Ă€ndern! Richten Sie einen Kanal fĂŒr das Onboarding ein oder erstellen Sie einen Kanal mit Lernmaterialien, LeitfĂ€den usw.
  • Halten Sie das Gelernte relevant – Wissen verfĂ€llt schnell, wenn es nicht angewendet wird. RegelmĂ€ĂŸige kurze Erinnerungen helfen dabei. FĂŒhren Sie regelmĂ€ĂŸig Tests durch, um die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter:innen zu vertiefen.
  • Nutzen Sie kostenlose Inhalte – im Internet gibt es eine Menge kostenloser Inhalte. Einige fĂŒhrende Organisationen nutzen kostenlose Inhalte fĂŒr das Workflow-Learning, z. B. TED-VortrĂ€ge und YouTube-Videos. DarĂŒber hinaus bieten HR-Tech- und Managementunternehmen wie McKinsey, HBR und HRForecast kostenlosen Zugang zu BlogbeitrĂ€gen, LeitfĂ€den, E-Books, Vorlagen, Quizfragen, Podcasts und anderen Inhalten.

Maßgeschneiderte Learning Journeys fĂŒr Ihre Belegschaft

Erfahren Sie mehr ĂŒber den Mitarbeitendenentwicklungsplan: bedeutende Statistiken und Trends. Erhalten Sie außerdem einen Einblick in die wichtigsten Möglichkeiten der Mitarbeitendenentwicklung in Ihrem Unternehmen.

A man working by the laptop

Lohnt es sich, in das Lernen im Workflow zu investieren?

Die Vorteile des Lernens im Workflow sind zweifach: Einerseits profitieren die Arbeitnehmer:innen selbst von der Umschulung, andererseits kommen die Arbeitgeber:innen in den Genuss eines höher qualifizierten Teams. Dies fĂŒhrt zu:

  • erhöhter Arbeitszufriedenheit,
  • verbesserter ProduktivitĂ€t,
  • innovatives Denken sowie
  • proaktiver Problemlösung.

Laut einem Gallup-Bericht aus dem Jahr 2016 gaben 87 % der Millennials an, dass Lernen und Entwicklung am Arbeitsplatz wichtig sind, wĂ€hrend 59 % der Millennials die Möglichkeit, zu lernen und sich weiterzuentwickeln, bei der Bewerbung um einen Arbeitsplatz als Ă€ußerst wichtig erachten.

Warum ist das so wichtig? Weil Millennials bis 2025 50 % der weltweiten Belegschaft ausmachen werden, und bis 2030 werden es 75 % sein. Um im Wettbewerb um die besten Talente bestehen zu können, sollten Unternehmen daher Möglichkeiten zur Mitarbeitendenentwicklung anbieten.

Workflow-Learning hilft Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen zu halten, indem es das Selbstvertrauen und das Vertrauen stÀrkt. Je sicherer die Mitarbeiter:innen sind, desto produktiver sind sie.

Untersuchungen von IBM haben gezeigt, dass gut ausgebildete Teams ihre ProduktivitÀt um 10 % steigern können. Es ist einfach ein kluger Schachzug, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Arbeit besser zu erledigen.

Ihre Mitarbeiter:innen können mit Hilfe einer Talent-Marketplace-Plattform wie smartPeople verschiedene Karrierewege einschlagen. Mit smartPeople können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die Zukunftssicherheit von Karrierewegen ĂŒberprĂŒfen und PlĂ€ne fĂŒr die Entwicklung von Skills erstellen. Kontaktieren Sie uns, um mehr darĂŒber zu erfahren.

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