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Strategien zur Schaffung einer Strategie für hybride Arbeitsplätze

Wie man eine erfolgreiche Strategie für hybride Arbeitsplätze entwickelt

Die globale Pandemie hat zu neuen Herausforderungen und Chancen für die Work-Life-Balance eines hybriden Arbeitsplatzes geführt. Die Gewinner werden diejenigen sein, die die Bedürfnisse ihrer Kunden am besten verstehen, zusammenarbeiten, um mehrere Lösungen zu identifizieren, Prototypen zu entwickeln, zu replizieren und neue Ideen auf den Markt zu bringen.

Viele Unternehmensleiter haben bereits ihre ersten Eindrücke von den Strategien für den hybriden Arbeitsplatz und ihre Erwartungen an die Zukunft der Arbeit geteilt. Wir haben einige Schlüsselkonzepte in diesem Bereich überprüft und Strategien und Praktiken skizziert, mit denen Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Doch zunächst wollen wir einen Blick auf die Erwartungen werfen, die viele Arbeitgeber an das hybride Arbeiten haben.

Überlegungen zum hybriden Arbeitsplatz

Wie wir in unseren früheren Untersuchungen erwähnt haben, ist die Zukunft der Arbeit hybrid: 52 % der US-Angestellten ziehen es vor, die Arbeit zu Hause und im Büro zu kombinieren, und geben an, dass sich dies positiv auf ihre Fähigkeit auswirkt, kreativ zu sein, Probleme zu lösen, Beziehungen aufzubauen und Zeit mit ihrer Familie zu verbringen. Weltweite Umfragen zeigen, dass 72 % der Unternehmensleiter planen, ein Hybridmodell anzubieten. 13 % der Befragten gaben an, dass sie im nächsten Jahr ihren Immobilienbedarf reduzieren wollen, was darauf hindeutet, dass der Trend zu hybriden Arbeitsplätzen in den Unternehmen anhalten wird.

Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass die Widerstandsfähigkeit ihrer Organisationen ihnen helfen wird, voranzukommen, zu lernen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mehr als 50 % der US-Unternehmen planen, im Rahmen ihrer Rückkehr ins Büro neue Funktionen für bestehende Räumlichkeiten zu übernehmen, z. B. die Umwandlung von Cafés in einen lebendigen sozialen Raum und ein kollaboratives Bürokonzept, das neue hybride Arbeitsmodelle besser unterstützt.

Wie können Sie einen gemischten Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen einrichten? Betrachten wir diese sieben grundlegenden Ansätze zur Schaffung eines komfortablen gemischten Arbeitsplatzes.

Tipps zur strategischen Personalplanung

Erfahren Sie, wie Sie mit dem smartPlan-Tool die Arbeit Ihrer Mitarbeiter planen können, ihre Beschäftigung (Vollzeit/Teilzeit), die Verbesserung ihrer Fähigkeiten und Einstellungen, die für bestimmte Aufgaben und Rollen erforderlich sind.

A man working by the laptop

Erfahren Sie mehr über die Vorteile eines gemischten Arbeitsplatzes für Ihre Mitarbeiter

Die Umfrage von Gensler zeigt, dass ein besseres Gleichgewicht zwischen Zuhause und dem Büro zu einer größeren allgemeinen Arbeitszufriedenheit führt. Strukturen wie 3-2-3 (drei Tage im Büro, zwei Tage unterwegs, zwei Tage frei) könnten als Teil von Strategien für hybride Arbeitsplätze bald die neue Norm werden. Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten (zu Hause, im Büro, im Lieblingscafé oder in einem Coworking Space), wird von entscheidender Bedeutung sein, da anhaltende Herausforderungen wie Schließungsanordnungen und Umweltrichtlinien das Pendeln immer weniger praktikabel machen.

„Ich fange sofort an zu arbeiten, wenn ich bereit bin. Und gehe, wenn ich fertig bin. Es gibt keinerlei Reibung zwischen Arbeit und Nicht-Arbeit.“ Wade Foster, Mitbegründer und CEO von Zapier

Manche bevorzugen die Arbeit von zu Hause aus, weil sie dort mehr Privatsphäre und Produktivität bietet. Andere, oft diejenigen mit bis zu fünf Jahren Erfahrung, sind weniger produktiv und haben das Gefühl, dass ihnen die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht „verloren“ geht. Wieder andere bevorzugen die Arbeit im Büro, weil sie dort einen besseren Internetzugang haben. Daher ist ein gemischter Arbeitsplatz der beste Kompromiss für jedes Teammitglied.

Verknüpfen Sie digitale und physische Erfahrungen

Die Überbrückung der Kluft zwischen persönlichen und entfernten Teilnehmern kann ziemlich komplex werden. Ein hybrider Arbeitsplatz bedeutet, dass es unweigerlich jemanden geben wird, der aus der Ferne arbeitet, unabhängig davon, ob die Teams ihre Arbeitstage koordinieren. Dies kann jedoch verbessert werden. Integrieren Sie physische Räume und Technologien mit Gleichberechtigung, Engagement und Leichtigkeit unter Berücksichtigung dieser drei Schlüsselkonzepte.

Bei der Gestaltung eines ansprechenden digital-physischen Raums für Mitarbeiter muss man wie ein Filmemacher denken: Licht, Kamera, Audio und Inhalt. Einige der verwendeten Lösungen umfassen Eck- oder mobile Schreibtische, zusätzliche Beleuchtung, zusätzliche Lautsprecher, Mikrofone im Raum und leicht zu verschiebende Marker und Displays.

„Der Einsatz von Unified-Communication-Tools, unabhängig von Medium, Plattform, Anwendung oder Gerät, ermöglicht die Interaktion von Angesicht zu Angesicht und trägt dazu bei, dass die Unternehmenskultur erhalten bleibt.“ Dr. Louis Hutchinson

Wenn Sie eine stärkere physische Beteiligung von Mitarbeitern an entfernten Standorten wünschen und Ihr Budget dies zulässt, sollten Sie sich an Beispielen aus den Fernsehserien „Modern Family“ oder „Brooklyn 99“ orientieren. Dort hatte eine Figur ein iPad auf einem fahrbaren Wagen, der leicht innerhalb des Gebäudes bewegt werden konnte, um mit anderen Kollegen zu interagieren.

Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Der hybride Arbeitsplatz ermöglicht ein reibungsloseres Arbeiten, das sich an die veränderten Bedürfnisse anpassen kann. Er beschleunigt die Innovation, verbessert die Unternehmenskultur, die möglicherweise durch wiederholte Schließungen beeinträchtigt wurde, und sorgt dafür, dass die Immobiliennutzung ständig optimiert wird.

„Bei HRForecast haben wir unseren eigenen Raum optimiert, indem wir einen offenen Bereich gestaltet haben, der einen hybriden Arbeitsbereich sowie synchrone und asynchrone Zusammenarbeit unterstützt und die digitalen Teamfähigkeiten verbessert.“ Christian Vetter, Mitbegründer, CEO von HRForecast

Die Technologie am Arbeitsplatz sollte intuitiv sein. Man muss nicht erst einen „Gefällt mir“-Button auf Instagram finden oder herausfinden, wie man neue Inhalte auf LinkedIn postet – es ist offensichtlich. Das Gleiche sollte für hybride Arbeitsmittel gelten.

Bieten Sie eine Auswahl an Erfahrungen. Einige Mitarbeiter wählen hybride Arbeitsbereiche aus Bequemlichkeit, andere möchten vielleicht den Grundriss für saubere Räume schnell einsehen und die Anwendung nach ihren Wünschen anpassen.

Steigern Sie die tägliche Produktivität. Die beste Software erkennt einen Mitarbeiter im Büro, gibt ihm einfache Anweisungen für die gewünschte Etage und den gewünschten Schreibtisch und sendet ihm Tipps zur Anmeldung für einen freien Platz auf sein Smartphone.

Die Arbeit von Wir und Ich ins Gleichgewicht bringen

Eine in der Zeitschrift MDPI veröffentlichte Studie zeigt, dass die Zahl derer, die von zu Hause aus arbeiten, um 37 % zurückgegangen ist. Infolgedessen konzentrieren sich die Führungskräfte auf die Stärkung der Zusammenarbeit am hybriden Arbeitsplatz.

Zusammenarbeit bedeutet nicht nur Gruppenarbeit, sie erfordert auch Einsamkeit. Effektive Zusammenarbeit findet statt, wenn Menschen zusammenkommen, um in einem Team zu arbeiten, und sich dann trennen, um sich individuell zu konzentrieren, ihre Ideen zu verarbeiten und Aufgaben zu erledigen. Zu viel gemeinsame Zeit und zu wenig Zeit für individuelle Konzentration können zu Gruppendenken führen, daher sollte das Pendel nicht zu weit in eine Richtung ausschlagen; die Gestaltung von Büros, die sich auf das „Wir“ konzentrieren und den Bedarf an „Ich“-Raum nicht ausgleichen, kann zu unerwünschten Produktivitätseinbußen führen.

„Es geht um Flexibilität am Arbeitsplatz. Es geht darum, unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, so zu sein, wie sie sind, sei es als Mitglied der Gemeinschaft, als Ehepartner oder Elternteil oder als etwas dazwischen. Diese Flexibilität hat sich für unsere Mitarbeiter als sehr wichtig erwiesen.“ Amy Freshman, Senior Director, Global Workplace Enablement und HR von ADP

Das Büro, in das wir zurückkehren, sollte den Menschen eine bessere Erfahrung bieten als das, was sie zu Hause haben, daher brauchen die Mitarbeiter die richtige Mischung von Räumen für die Arbeit, die sie erledigen müssen.

Design für Flexibilität

Die Menschen erwarten von ihrem Arbeitsplatz Flexibilität. Passen Sie daher Ihr Immobilienportfolio an: Stellen Sie sicher, dass Sie die Größe des Büros leicht anpassen und die Konfiguration des Raums ändern können, wenn sich die Bedingungen ändern.

Nutzen Sie Daten, um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter den Raum nutzen, um Trends und Muster zu erkennen und um die Arbeitsbereiche zu verbessern, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Eine optimale Software für die Buchung von Arbeitsplätzen kann den Mitarbeitern helfen, die Verfügbarkeit von hybriden Arbeitsplätzen zu ermitteln.

„Die Technologie ermöglicht es den Menschen heute, sich jederzeit und überall mit jedem auf der Welt zu verbinden, von fast jedem Gerät aus. Dies verändert die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, dramatisch und erleichtert die 24/7-Zusammenarbeit mit Kollegen, die über Zeitzonen, Länder und Kontinente verstreut sind.“ Michael Dell, Gründer, Vorsitzender und CEO von Dell Technologies

Flexibilität im Raum- und Ressourcenmanagement wird ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der Strategien für hybride Arbeitsplätze sein. Der optimale hybride Arbeitsplatz erfordert eine Personalstrategie, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird. Außerdem werden Manager mit Zugang zu Führungs- und Schulungsmaßnahmen benötigt, die wissen, wie man Menschen führt, Chancengleichheit bietet und Feedback am hybriden Arbeitsplatz gibt.

Fokus auf das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sind 16 % produktiver und attraktiver für ihr Unternehmen als ihre Konkurrenten. Hybride Arbeitsplatzstrategien verlangen von den Führungskräften, dass sie Antworten auf die Fragen der Mitarbeiter geben, z. B. zum Wohlbefinden. Strenge Pandemie-Säuberungsprotokolle regeln die soziale Distanzierung, Technologie und Automatisierung, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen.

80 % der betrieblichen Gesundheitsprogramme in den Vereinigten Staaten sind gescheitert. Warum? Weil sie sich auf die Vorteile von Cafés und Fitnesscentern konzentrierten und nicht auf das, was ihre Mitarbeiter viel mehr schätzten – gute Luftqualität und Zugang zu natürlichem Licht.

„Stellen Sie sicher, dass Sie am Arbeitsplatz (ja, auch im Heimbüro) eine stressfreie Zone haben. Suchen Sie einen Pausenraum. Sie brauchen keinen ausgefallenen Raum. Alles, was Sie brauchen, ist eine sanfte Beleuchtung unentspannende Playlist zusammen und hören Sie sie an.“ Dr. Tasha Holland-Kornegay

Von biophiler Bürogestaltung und flexiblen Arbeitsbedingungen bis hin zu virtuellem und persönlichem Teambuilding: Wählen Sie eine Arbeitsplatzstrategie, die das emotionale Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter unterstützt. Nehmen Sie ihnen die Angst vor dem Arbeitsplatz, indem Sie ein Programm anbieten, das sofort den Verfügbarkeitsstatus der einzelnen Räume und Schreibtische anzeigt, ihnen hilft, ihre Kollegen zu finden und einen Arbeitsplatz zu buchen, an dem sie sich am wohlsten fühlen.

Effektive Messung der Arbeitszufriedenheit

Um eine hybride Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Gewinn funktioniert, müssen Sie die Ergebnisse messen und datenbasierte Entscheidungen treffen. Regelmäßige Umfragen zur Arbeitszufriedenheit in Kombination mit Technologien, die hyperfokale Beschäftigungsdaten erfassen, liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um die benötigten Ressourcen anzupassen und ein großartiges Arbeitsplatzerlebnis zu bieten.

„Wir möchten unseren Mitarbeitern die Freiheit geben, dort zu arbeiten, wo sie wollen, in der Gewissheit, dass sie den Antrieb und das Fachwissen haben, um hervorragende Leistungen zu erbringen, egal ob sie an ihrem Schreibtisch oder in ihrer Küche arbeiten. Ich selbst habe nie in einem Büro gearbeitet und werde es auch nie tun.“ Richard Branson, Gründer und Vorsitzender von Virgin.

Die Technologie des gemischten Arbeitsplatzes ist nicht nur wegen dieser neuen Betriebsarten ein Hybrid. Sie ist auch eine Mischung aus verschiedenen Aktivitäten, Erfahrungen, Räumen und Strategien. Aber wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, wissen Sie, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Abschließende Überlegungen

Unternehmen, die sich für eine abwartende Haltung entscheiden, riskieren eine Enttäuschung ihrer Mitarbeiter, die feststellen, dass die alten Bürostrukturen die neuen Arbeitsweisen, die sich nach den Schließungsmaßnahmen immer mehr durchgesetzt haben, nicht unterstützen. Dies wiederum gefährdet die Wettbewerbsvorteile, die das Zusammenführen von Menschen mit sich bringt. Menschen, deren Unternehmen sich weiterentwickeln und moderne, anpassungsfähige hybride Arbeitsplatzmodelle schaffen, können sich verändern und gedeihen, die besten Talente anziehen und halten und von laufenden und zukünftigen Innovationen profitieren. Das Büro von morgen muss sich diese neuen Modelle zunutze machen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn wir alle ins Büro zurückkehren, wird es ungewohnt sein, es wird anders sein – und das ist gut so.

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