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How-to: Absentismus reduzieren – Handhabung und zu ergreifende Maßnahmen

How to reduce absenteeism in the workplace

Absentismus kann sehr schwerwiegende Folgen für die Rentabilität Ihres Unternehmens haben. Die Kosten für Absentismus sind in der Tat oft hoch. Daher sollten Sie dem Abwesenheitsmanagement Aufmerksamkeit schenken, um die Produktivität Ihrer Talente zu optimieren.

Abwesenheitspolitik oder Abwesenheitsmanagement ist eine Reihe von Anweisungen und Verfahren, die Unternehmen dabei helfen, die Zahl der Fehltage ihrer Mitarbeiter:innen zu reduzieren. Dies ist für jedes Unternehmen von Vorteil, da es den Beschäftigten Möglichkeiten zur Förderung des Wohlbefindens bietet und die zusätzlichen Kosten für die Unternehmen reduziert.

Dieser Artikel bietet Ihnen sechs Lösungen, um die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besser zu verwalten. Los geht’s!

Die Auswirkungen von Absentismus in Studien zur Arbeitszufriedenheit

Menschen fehlen aus einer Vielzahl von Gründen bei der Arbeit. Die wichtigsten Gründe für das Fernbleiben sind:

  • Mobbing und Belästigung
  • Kinderbetreuung und Altenpflege
  • Psychische Gesundheitsprobleme
  • Rückzug
  • Krankheit oder Verletzungen
  • Jobsuche

Nach Angaben des BLS fehlten im Januar 2022 7,8 Millionen Mitarbeiter:innen aufgrund von Krankheiten, Verletzungen oder medizinischen Problemen. Arbeitsunterbrechungen führten zu Produktivitätseinbußen und finanziellen Verlusten in Höhe von 225,8 Mrd. USD bzw. 1.685 USD pro Mitarbeiter:in und Jahr.

Worauf sollten Sie also achten, um diese Probleme zu lösen? Zunächst sollten Sie natürlich Studien über die Arbeitszufriedenheit durchführen, denn sie ist Teil des Abwesenheitsmanagements.

Umfragen zur Arbeitszufriedenheit wurden in den 1950er Jahren populär. Ursprünglich definierten die Forscher das Bareinkommen als die größte Motivation für Beschäftigte, weiterzuarbeiten. Betrachten wir die Theorien X und Y von McGregor. Theorie X geht davon aus, dass Mitarbeiter:innen die Arbeit nicht mögen und nur an Sicherheit und materieller Belohnung interessiert sind. Theorie Y hingegen behauptet, dass Mitarbeiter:innen Verantwortung lieben, sich für ihre Arbeit und ihre Karriere interessieren und Herausforderungen und Verantwortung übernehmen wollen. Nach Theorie X werden daher strenge Kontrolle und Überwachung gefördert. Theorie Y wiederum fördert die Dezentralisierung von Macht, Teamarbeit und Entscheidungsfindung innerhalb der Organisation.

Später, in den 1960-70er Jahren, beschrieben Bassett-Jones und Lloyd zwei Typen von Beschäftigten: „meist faul“ und „schüchtern bei der Arbeit“. Sie boten an, die Motivation auf der Grundlage dieser Charaktertypen zu unterteilen (z. B. angemessene Bezahlung und Ermutigung durch das Management). Frederick Herzberg schließlich entwickelte eine motivations- und arbeitshygienische Theorie über die Auswirkungen der Arbeit. Der Psychologe vertrat die Ansicht, dass die Bezahlung und die Arbeitsbedingungen die größten Motivatoren für die Verringerung von Absentismus sind.

Eine weitere anerkannte Methode zur Verringerung von Absentismus am Arbeitsplatz ist die intrinsische Motivation. Sie geht davon aus, dass Manager:innen die Produktivität ihrer Mitarbeiter:innen steigern können, indem sie ihnen Karrieremöglichkeiten bieten und sie stärker am Unternehmen beteiligen.

Später, im Jahr 2003, stellte Douglas Freed fest, dass die Arbeitszufriedenheit vom Arbeitsumfeld abhängt, z. B. von den Arbeitsplatzmerkmalen und den wirtschaftlichen Bedingungen. So führen gut gestaltete Arbeitsplätze zu hoher Motivation, einem hochwertigen Arbeitsumfeld, hoher Zufriedenheit, geringen Abwesenheiten und geringer Fluktuation.

The influence of intrinci

Natürlich sind die oben beschriebenen Theorien nicht zu 100 % perfekt; sie werden nicht in der Lage sein, Absentismus am Arbeitsplatz vollständig zu beseitigen. Dennoch gibt es einige Möglichkeiten, die Anwesenheit der Mitarbeiter:innen zu verbessern. Sehen wir uns also an, wie einige Strategien zum Abwesenheitsmanagement in der Praxis geholfen haben.

Strategien zur Verringerung von Absentismus am Arbeitsplatz

Um Absentismus am Arbeitsplatz zu verringern, müssen die Ursachen ermittelt und eine Kompromisslösung gefunden werden. Zum Beispiel können gesundheitliche Probleme manchmal durch ein Missverhältnis zwischen der Arbeitsbelastung (Anforderungen) und den Fähigkeiten des Mitarbeiters (Fähigkeiten und Skills) entstehen. So können gesundheitliche Probleme und ein Missverhältnis zwischen Skills zu Absentismus führen.

Die letztgenannten Faktoren führen zur „Abwesenheitsbarriere“. Dieser gesamte Prozess wird wiederum von individuellen Faktoren, Unternehmens- und Arbeitsplatzfaktoren sowie sozialen Faktoren beeinflusst. Auf individueller Ebene wirken sich beispielsweise biologische und psychologische Faktoren wie die körperliche Verfassung und die psychische Belastbarkeit von Beschäftigten auf deren Leistungsfähigkeit aus. Es gibt Praktiken (auch Interventionen genannt), um Abwesenheiten zu verhindern und zu reduzieren:

  • Die verfahrenstechnischen Interventionen zielen darauf ab, die Abwesenheitsbarriere zu erhöhen und die Abwesenheiten zu kontrollieren.
  • Arbeitsorientierte Präventivmaßnahmen verringern das Missverhältnis zwischen Belastung und Kapazität, indem sie Probleme der Sicherheit, der Gesundheit und des Wohlbefindens verringern und lösen.
  • Präventive persönlichkeitsorientierte Maßnahmen verbessern das Gleichgewicht zwischen Arbeitsbelastung und Kapazität.
  • Jüngste Maßnahmen verringern die Abwesenheiten und zielen darauf ab, die Rückkehr kranker Mitarbeiter:innen an den Arbeitsplatz zu verbessern.

Mitarbeitenden helfen, neue Skills zu entwickeln

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen, sich in Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln. Wenden Sie diese Skill-Matrix-Vorlage an und versuchen Sie abzuschätzen, welche Skills Ihre Beschäftigten in Zukunft brauchen.

A man working by the laptop

Modelle mit bewährten Methoden vs. Absentismus

Wir haben uns Beispiele dafür angesehen, wie einige Unternehmen Strategien zum Abwesenheitsmanagement umgesetzt haben. Diesen Unternehmen ist es gelungen, das Problem des Absentismus systematischer zu lösen als anderen. Schauen wir uns also an, was sie getan haben, um Abwesenheiten zu reduzieren.

Bank von Österreich (≈1.700 Mitarbeiter:innen)

Die Abwesenheitspolitik ist Teil der Gesundheitspolitik des Unternehmens und führt zu einem umfassenden Programm zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz. Die beiden anderen Initiativen sind Teil allgemeiner betrieblicher Bemühungen zur Verringerung der Krankheitsquote. So hat die Bank von Österreich die Personalabteilung verpflichtet, nach einem Tag Abwesenheit ein ärztliches Attest vorzulegen. Nach den nationalen Vorschriften muss das Attest dagegen innerhalb von drei Tagen vorgelegt werden. Auf diese Weise kombinierte das Unternehmen verfahrenstechnische Maßnahmen mit präventiven Maßnahmen, die sich auf die Arbeit und die Persönlichkeit konzentrieren.

Volkswagen Brüssel N.V. (≈950 Mitarbeiter:innen)

Die Initiativen des Unternehmens beschreiben neue Formen von Abwesenheitsstrategien. In den Volkswagen-Werken wurde beispielsweise die Wiedereingliederung von Urlauben betont, die speziell angepasste Arbeiten anbieten. Alternative Arbeit wurde zunächst aufgrund eines Arbeitsunfalls, später aufgrund von Krankheit angeboten. Sie bieten auch Anwesenheitsprämien an. Dadurch sind die Abwesenheiten im Unternehmen deutlich zurückgegangen. Die Veränderungen führten jedoch zu einigen sozialen Konflikten, wahrscheinlich weil diese Entscheidungen nicht so radikal waren und durch administrative Hindernisse eingeschränkt wurden.

Beiersdorf AG (≈5.500 Mitarbeiter:innen)

Das Unternehmen hat Gesundheitszirkel ins Leben gerufen, die eine Analyse von Gesundheitsproblemen und Lösungen für diese Probleme beinhalten. Diese Gesundheitszirkel haben zur Identifizierung und Umsetzung neuer Möglichkeiten der Anwesenheit geführt. Die Beiersdorf AG hat sich auch auf den verfahrenstechnischen Ansatz von Absentismus konzentriert, indem sie die Interviewer:innen von Absentismus überwacht und geschult hat. Außerdem wurde eine Wiedereingliederungspolitik entwickelt, um weiteren Schaden zu verhindern. So wurden beispielsweise die Arbeitszeiten für ältere Mitarbeiter:innen reduziert.

Bormioli Rocco Casa (≈300 Mitarbeiter:innen)

Ein Fleischverarbeitungsunternehmen, das sich auf die Verringerung von Berufskrankheiten und Arbeitsunfällen konzentriert. Sie schulen ihre Mitarbeiter:innen ständig im Umgang mit persönlichen Schutzausrüstungen (Automatisierung von Hebearbeiten, sicherere Geräte, Maschinen usw.). Die Maßnahmen konzentrieren sich nicht nur auf die Überprüfung der Bedürfnisse der Beschäftigten, sondern auch auf die Analyse von Unfällen und Abwesenheiten. Das Unternehmen schließt außerdem Verträge mit der Gewerkschaft ab. Die Arbeitsbeziehungen sind fortschrittlich und ermöglichen die Bewältigung verschiedener Fragen im Zusammenhang mit dem Schutz der Gesundheit und der Sicherheit der Beschäftigten durch Zusammenarbeit und Austausch von Informationen und Wissen zwischen den Beteiligten.

Waterland Hospital (≈800 Mitarbeiter:innen)

Die Organisation kombiniert einen verfahrenstechnischen Ansatz von Absentismus mit präventiven Maßnahmen. Das Waterland Hospital stützt sich dabei auf eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter:innen, eine Kosten-Nutzen- Analyse und einen systemischen Ansatz (erst Diagnose, dann Intervention). Dieses Abwesenheitsmanagement war erfolgreich. Die gesundheitsbedingten Abwesenheiten sind deutlich zurückgegangen, und die Analyse der Kosten und des Nutzens dieser Versuche zur Verringerung der Abwesenheiten ergab eine positive Bilanz.

East Midlands Electricity (≈4.200 Mitarbeiter:innen)

Diese Organisation achtet auf die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter:innen. Darüber hinaus ergreift sie präventive Maßnahmen zur Verbesserung des Wohlbefindens ihrer Mitarbeiter:innen, hauptsächlich durch subjektive Maßnahmen. Es wurden auch einige Projekte zur Reduzierung von Stress durch einen arbeitsorientierten Ansatz durchgeführt. Dem Unternehmen scheint die Verbesserung der Gesundheit seiner Beschäftigten wichtiger zu sein als die Senkung der Kosten für Abwesenheiten im Hinblick auf die Effizienz – und das funktioniert.

Resümee

Wir hoffen, dass diese Beispiele Ihnen eine klare Vorstellung von den Aspekten vermittelt haben, die für eine erfolgreiche Reduzierung von Absentismus im Zusammenhang mit den Besonderheiten der Arbeit, den Arbeitsbedingungen, der Gesundheit und den sozialen Bedürfnissen erforderlich sind. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie sich an diese Tipps halten sollten:

  • Versuchen Sie einen systematischen Ansatz – Initiativen am Arbeitsplatz sollten die krankheitsbedingten Abwesenheiten verringern und über eine partielle Reaktion auf auftretende Gesundheitsprobleme hinausgehen.
  • Binden Sie die obere Führungsebene ein – die aktive Beteiligung der oberen Führungsebene ist der Schlüssel zum Erfolg von Arbeitsplatzinitiativen; nicht nur zu Beginn des Projekts, sondern auch in späteren Phasen. Solche Entscheidungen stärken die Identität des Projekts in der Organisation und erleichtern den Entscheidungsprozess.
  • Beziehen Sie professionelle medizinische Betreuung ein– die Einbeziehung der Personal- und Gesundheitsabteilung kann dazu beitragen, Abwesenheiten zu verringern, das Vertrauen in das Projekt zu stärken und das Gefühl der Objektivität zu verbessern.
  • Beziehen Sie Betriebsräte und Gewerkschaften ein – in der Regel ermöglichen Mitglieder der Betriebsräte und Gewerkschaften den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, durch Tarifverhandlungen günstigere Arbeitsbedingungen und andere Leistungen auszuhandeln.
  • Verbessern Sie ein ausgewogenes Maßnahmenpaket – ein ausgewogener Ansatz umfasst verfahrenstechnische Maßnahmen zum Abbau der Abwesenheitsbarrieren, zur Erleichterung der Krankheitsmeldung und präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Gesundheitsproblemen.

Die Lösung oder Verringerung des Problems von Absentismus ist eine langfristige Angelegenheit, die es zu bewältigen gilt. Haben Sie noch Fragen zum Abwesenheitsmanagement? Dann lassen Sie uns miteinander reden und gemeinsam eine Lösung für Ihr Unternehmen finden.

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